Un grand ménage de rentrée s’apprête à être fait cette année dans plusieurs associations départementales de la faculté des Arts. Ce ménage, ordonné par McGill à l’Association Étudiante de la Faculté des Arts (AÉFA), consistera en fait en la centralisation des finances de ses huit associations départementales semi-externes. La réforme financière serrait une réponse à la situation financière actuelle de l’Association.
L’AÉFA, comme de nombreuses associations à McGill, est liée à l’admnistration de l’Université par un protocole d’accord (MOA). Ce dernier requiert de l’AÉFA qu›elle se livre à un audit financier annuel « afin de s’assurer que l’argent des étudiants est géré convenablement » dit Doug Sweet, directeur des relations média de McGill. Or l’AUS, dû à son état des finances plutôt chaotique, « n’a pas passé un audit en trois ou quatre ans » nous dit Labuik.
Des différents départements à l’administration de McGill elle-même, tout le monde s’accorde à dire : il y a un problème avec les finances de l’AÉFA. La dette de la société atteint les 80 000$, une dette due pour la plupart à une administration des dépenses « dures à contrôler » selon les dires de Devon Labuik. On se souvient tristement de l’anecdote de l’enveloppe de 12 000$ destinés au Frosh perdue par mégarde l’an passé. « Je pense que c’est une des raisons expliquant la pression de McGill, mais c’est aussi une question d’accumulation de torts. Nous avons violé notre MOA à plusieurs reprises ».
Les auditeurs de McGill ont donc demandé à la nouvelle équipe de l’AÉFA de mettre de l’ordre dans ses finances. Comme l’administration est en charge de collecter l’argent des étudiants destiné à l’AÉFA, ces derniers sont contraints de s’exécuter sous pressions de ne pas recevoir leurs fonds.
Une restructuration des finances était prévue depuis longtemps, plus précisément depuis la dernière négociation du MOA en 2010, mais elle avait été reportée depuis. « Avec la grève et tout ce qui s’est passé l’année dernière, la restructuration financière a été repoussée, mais je ne suis pas sûr que ce soit justifié » dit Labuik.
Labuik assure que l’association sera en mesure de payer la plupart de ses dettes d’ici la fin de l’année. « Frosh a été bénéficiaire cette année, une première depuis plusieurs années ». L’AÉFA devrait aussi recevoir des frais jusqu’à maintenant retenus par l’Université. « Ces frais sont retenus jusqu’à nouvel ordre parce qu’on n’a pas complété nos audits financiers, mais à présent étant donné que ce travail financier est pris en main, nous serons en mesure de payer nos créanciers ».
Labuik pense que d’ici mercredi l’Université devrait effectuer un dépôt ; un optimisme que Doug Sweet, directeur aux communications internes de McGill, ne partage pas : « nous n’avons aucune date de prévue à laquelle l’argent serait émis ».
Même si Labuik affirme que « la plupart des associations départemantales sont [en accord] avec [l’AÉFA]», les avis sur la réforme sont partagés. Plusieurs des associations ont peur de perdre en autonomie. Avant, chaque département avaient son propre compte en banque mais à l’avenir, tout sera regroupé sous l’AÉFA.
« Nous ne savons pas encore s’ils (l’AÉFA ndlr) auront leurs mot à dire sur la manière dont nous gérons notre argent » s’inquiète Joey Shea, VP académique de l’association des étudiants en sciences politiques (PSSA). « Même s’ils disent qu’ils ne changeront rien, nous aurons moins de contrôle sur nos finances », affirme Shea. « Je ne pense pas que la centralisation soit la seule solution. »
De plus, certaines associations départemantales comme celles des études Anglaises (DESA) reçoivent des dons directement de leur département, indépendament de McGill. Le sort de ces dons reste encore incertain pour Labuik.
Les associations départementales s’inquiètent aussi par rapport à la charge de travail accrue du VP finances de l’AÉFA. Pour palier à ce problème, l’AÉFA a engagé un contable et proposé de vérifier avec la constitution pour requérir dans le futur que le « VP finance ait eu de l’experience dans le passé ».
Une des solution serait de parvenir à un accord direct entre chaque association départementale et l’université McGill, afin qu’elles donnent accès à l’état de leur finances sans perdre de leur indépendence. Selon Labuik cette solution « est beaucoup trop compliquée » car il serait trop dur pour les comptables de McGill de garder la trace de toutes les dépenses de chaque département.
D’ailleurs, le PSA met toutes cartes sur table et considère même l’option de se séparer complètement de l‘AÉFA, suivant les pas de certaines association départementales, notament à l’UQAM et à l’UdeM. « Nous sommes en train de considerer d’incomporer nos finaces afin de devenir une association indépendante via le Registraire des entreprises du gouvernement du Québec et ainsi etre reconnue par le ministere de l’education » et par consequent par l’administration de McGill.
Une association étudiante peut être incorporée en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec. Cela conférerait au PSA le statut d’organisme sans but lucratif, lui permettant de négocier son propre MOA et lui permettant de ne pas avoir à se plier au décisions de l’AÉFA. D’ailleurs, ce changement pourrait s’amorcer aussi rapidement que le semestre prochain, les demandes pouvant être faites à partir de janvier pour le semestre d’hiver. Une fois la demande faite, un vote devra avoir lieu et l’association de philosophie n’aura besoin que du soutien de 25% des membres votants de l’AÉFA.
Un compromis que les associations proposent serait de définir un seuil en dessous duquel les dépenses ne doivent pas passer sous le processus de ratification du VP finances de l’AÉFA. Labuik rejette cette option en argumentant que ce sont justement ces dépenses-là qui se perdent facilement dans la paperasse. « On essaye d’éviter les dépenses de dernière minute, car elles déséquilibrent le budget. « Je ne pense pas que ce soit si dur que certains le laissent entendre ».
Par contre, selon Wald, si l’AÉFA avait le contrôle sur les finances du PSA l’an passé, Philopolis n’aurait vraisemblablement pas pu avoir lieu. « On a du sortir 1500$ à la dernière minute afin de payer nos locaux et si on avait dû passer par le VP finances de l’AÉFA l’argent ne serait jamais arrivé à temps ».
Si l’AÉFA réussit à équilibrer son budget d’ici la fin de l’année comme elle le souhaite, « cela veut dire qu’on sera là pour les dix prochaines années”, dit Labuik. Cette initiative implique cependant que d’autres associations ne décident pas de suivre l’exemple du PSA et prendre leur indépendence.
