Le 15 septembre dernier, Le Délit publiait une brève en exclusivité web qui revenait sur le premier conseil de l’AÉFA de l’année, plus précisément sur les finances en montagnes russes des dernières années. Pour plus de précisions, cette semaine, le président de l’association, Jacob Greenspoon, et le vice-président aux finances, Mirza Ali Shakir, ont accepté de nous éclairer au sujet du fonctionnement des finances de l’AÉFA. Ce qui suit est un résumé de la rencontre.
Financée par les étudiants
Le principal moyen de financement de l’association réside dans les frais étudiants, plus comunément appelé les student fees. Ces frais sont récoltés à même les droits de scolarités et ne sont pas sous le contrôle direct de l’association étudiante. Il s’agit de la principale source de revenus de l’AÉFA, soit 40 %. On dénombre présentement six frais étudiants finançant l’AÉFA. Ces frais doivent être acceptés par référendum ainsi qu’approuvés par l’administration de McGill. Chaque frais doit être renouvelé aux trois ans. D’ailleurs, rappelons que cette année trois propositions de ce genre auront lieu concernant le fond des étudiants en Arts, le fond du laboratoire informatique et celui de l’amélioration de la vie étudiante.
L’AÉFA est une entité complètement séparée de l’AÉUM. C’est une organisation à but non lucratif et elle répond en tant que telle au gouvernement du Québec. De ce fait, son mandat est donc d’éviter autant que possible l’endettement et le profit. L’administration de McGill limite donc sa contribution à la collecte et la remise des frais aux étudiants. Le budget doit être prêt avant novembre, présenté et approuvé par le comité de management aux finances (Financial Management Committee, ou FMC). Celui de cette année devrait être présenté d’ici le 7 octobre. C’est là qu’il sera ratifié et approuvé. L’argent remis à chaque département dépend ensuite d’une formule qui repose sur le nombre d’étudiants inscrits à la majeure et à la mineure.
Un Frosh 2014 déficitaire
Le Frosh est la plus grande dépense à laquelle l’association doit faire face chaque année. Celle de l’année passée ne fut pas un succès économique, loin de là. En effet, le déficit se chiffrait dans les environs de $30 000, à l’image de cette année financière qui fut la pire de l’histoire de l’association. Ce qui étonne davantage c’est que l’association n’a réellement su le montant de ce déficit qu’au milieu de l’organisation du Frosh de 2015–2016. En effet, le budget de 2014–2015 n’a été complété qu’une fois le Frosh débuté. De plus, il comportait de nombreuses erreurs. La situation a obligé le présent vice-président aux finances à tout recommencer au courant de l’été. Les membres de l’AÉFA ont ainsi dû s’adapter pour éviter un déficit du même genre pour l’année 2015. Ainsi, quand les éditions de 2012 et 2013 ont enregistré des surplus de $15 000 celle de 2015 est arrivée juste. Il est à noter que cette année l’évènement a généré un revenu de $200 000 et qu’il affichait complet.
Des v.-p. qualifiés ?
La transition à chaque année entre les vice-présidents aux finances est ainsi un point crucial du point de vue de l’AÉFA. Normalement, les vice-présidents sortants sont responsables de préparer ceux de l’année suivante. Malheureusement, et ça s’est avéré vrai par le passé, cette préparation n’est pas suffisante pour un candidat aux finances non qualifié pour ce genre de travail. Ainsi, l’AÉFA entend avancer les élections cette année pour allonger la durée de cet entraînement. Elles auraient lieu en février, avant la semaine de relâche. De plus l’AÉFA désirerait faire une présélection des candidats pour s’assurer de leurs compétences. Le président de l’AÉFA est convaincu que l’embauche d’un comptable, pour remplacer le vice-président comme c’est le cas dans l’association d’ingénierie, n’est pas nécessaire puisque les candidats aux compétences nécessaires existent et que ce serait les priver d’une expérience très enrichissante. Sans compter que pour payer un comptable, il faudrait élever les frais aux étudiants.
